Si todavía no quieres una app, no pasa nada. Pero una libreta en blanco, donde cada uno apunta a su manera, es la forma más cara de llevar los encargos. Una hoja con columnas fijas cambia mucho las cosas por muy poco.
Esta es la hoja que te propongo. Está pensada para imprimirse en A4 apaisado, con 20 encargos por hoja, y para que cualquiera del equipo sepa qué pasa con un encargo sin preguntar a quien lo apuntó.
Así es la hoja
| Nº | Fecha | Cliente | Teléfono | Producto | Precio | A cuenta | Estado | Dónde está | Avisado | Entregado | Quién |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 001 | 14/10 | Ana P. | 6xx xxx xxx | Champú anticaída 400 ml | 18 € | — | ☐P ☐Pd ☑R ☐E | Cajón 3 | 15/10 | MR | |
| 002 | 14/10 | Luis G. | 6xx xxx xxx | Medias compresión talla 3 | 42 € | 20 € | ☐P ☑Pd ☐R ☐E | CS | |||
| 003 | 15/10 | ☐P ☐Pd ☐R ☐E |
Los ejemplos son inventados. En la hoja impresa, la columna de estado lleva las cuatro casillas para marcar.
Para qué sirve cada columna
- Nº: un número correlativo. Permite decir «el 014» en vez de «el de la señora del champú», y detectar si falta alguno.
- Fecha: el día que se apunta. Sirve para ver qué lleva demasiado tiempo esperando.
- Cliente y teléfono: lo justo para avisar. Basta con el nombre y la inicial del apellido.
- Producto: con la presentación exacta, como talla, tamaño o color. La mitad de los errores vienen de aquí.
- Precio: el aproximado que le has dicho al cliente, para que no haya sorpresas al recogerlo.
- A cuenta: lo que ha pagado por adelantado, si ha pagado algo.
- Estado: la columna más importante. Te la explico abajo.
- Dónde está: se rellena al recibirlo. «Cajón 3», «estantería del almacén», «nevera».
- Avisado: la fecha en que se avisó al cliente.
- Entregado: la fecha en que se lo llevó.
- Quién: las iniciales de quien lo apuntó. No es para buscar culpables: es para saber a quién preguntar.
Los cuatro estados
Cada encargo está siempre en uno de estos cuatro estados, y solo en uno:
- Por pedir (P): apuntado, pero todavía no se ha pedido al proveedor.
- Pedido (Pd): ya está en el pedido y esperamos que llegue.
- Recibido (R): ha llegado y está guardado. Toca avisar.
- Entregado (E): el cliente se lo ha llevado. Línea cerrada.
Un truco que funciona: un marcador fluorescente por estado. Rojo para lo que está por pedir, amarillo para lo pedido y verde para lo recibido. De un vistazo ves qué está atascado.
Un encargo, de principio a fin
Así se ve en la hoja la vida de un encargo cualquiera:
- Lunes, 10:15. Ana pide un champú que no tenéis. Quien la atiende escribe la línea 014 con su nombre, su teléfono, el producto exacto y el precio aproximado, y marca P. Firma con sus iniciales.
- Lunes, 13:00. Antes de hacer el pedido del mediodía, alguien repasa las líneas en «P», mete el champú en el pedido y marca Pd.
- Martes, 9:30. Llega el pedido. Quien lo coloca guarda el champú en el cajón 3, lo apunta en «Dónde está» y marca R.
- Martes, 9:35. Se avisa a Ana y se apunta la fecha en «Avisado».
- Miércoles. Ana pasa a recogerlo. Cualquiera del equipo mira la línea 014, va al cajón 3, se lo da y marca E con la fecha.
Cinco personas distintas pueden haber tocado ese encargo, y ninguna ha tenido que preguntar a otra. Esa es toda la idea.
Cómo usarla para que funcione
- Una línea por encargo, aunque sea el mismo cliente. Si pide tres cosas que llegan en días distintos, son tres líneas.
- Nada fuera de la hoja. Ni pósits en la pantalla ni «ya me acuerdo».
- Antes de hacer el pedido del día, repasa todo lo que está en «por pedir».
- Al recibir, rellena «dónde está» en el momento, no después.
- Avisa el mismo día que llega, y apunta la fecha.
- Cada lunes, diez minutos: lo que lleva más de una semana sin recoger, a la lista de llamadas. Tienes un protocolo en Encargos sin recoger.
Lo que no debe ir en la hoja
Una hoja de encargos puede contener datos de salud: los datos de quien encarga medicamentos lo son, aunque no necesiten receta. Así que conviene apuntar lo mínimo y guardarla bien:
- Ni número de tarjeta sanitaria, ni DNI, ni diagnóstico, ni el motivo del encargo.
- La hoja en uso, fuera de la vista del público, no encima del mostrador.
- Las hojas terminadas, cuando todos sus encargos estén cerrados, a una carpeta bajo llave y después a la destructora. No a la papelera.
- Nada de mandar fotos de la hoja por WhatsApp a móviles personales.
Si quieres saber más, lo explico en Qué datos de un paciente puedes guardar en un encargo.
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Cuándo se queda corta
Esta hoja funciona bien en una farmacia con pocos encargos y un equipo que comparte el mostrador. Empieza a quedarse corta cuando:
- Trabajáis en varios turnos y la hoja no está donde la necesitas.
- Llenas más de una hoja a la semana y ya no ves de un vistazo lo que está parado.
- Llevas recetas pendientes y tienes que seguir también qué ha pagado el paciente y cuándo sale su receta.
- Quieres saber cuánto se te escapa al mes y no tienes forma de contarlo.
En ese punto, la misma lógica de la hoja, con sus estados, dónde está guardado y quién lo apuntó, pero con avisos automáticos y WhatsApp ya escrito, es lo que hace miBoticario. Puedes calcular si te compensa con la calculadora.