No hay una forma correcta de llevar los encargos. Hay una forma que tu equipo usa de verdad, todos los días y en hora punta. Esa es la buena.
Te cuento lo que he visto de cada opción, con sus ventajas y sus trampas. Y sí, aunque haya hecho una app, no siempre es la respuesta.
Qué tiene que hacer cualquier sistema
Antes de comparar, conviene saber qué se le pide. Un buen sistema de encargos tiene que:
- Verlo todo el equipo, en cualquier turno.
- Mostrar el estado de cada encargo: por pedir, pedido, recibido o entregado.
- Decir dónde está guardado cuando llega.
- Ayudarte a avisar a tiempo y a ver lo que lleva días parado.
- Cumplir con la protección de datos, porque muchos encargos son datos de salud.
La libreta
Lo bueno: no cuesta nada, no hay que aprender nada y está siempre a mano. Para una farmacia con pocos encargos y un equipo pequeño que se lo cuenta todo, puede bastar.
Lo malo:
- Solo existe en un sitio. Si alguien se la lleva al almacén, nadie más puede consultarla.
- Cada uno apunta a su manera, y la letra de cada uno es la que es.
- No avisa. Hay que acordarse de revisarla.
- No hay forma de buscar «qué encargó esta clienta el año pasado».
- Está a la vista del mostrador, con nombres, teléfonos y productos.
El Excel o la hoja de cálculo
Lo bueno: se puede buscar y filtrar, es gratis y casi todo el mundo sabe usarlo.
Lo malo:
- Normalmente vive en un ordenador. Si se comparte, aparecen versiones distintas y nadie sabe cuál es la buena.
- Tampoco avisa: es una libreta con filtros.
- Se puede borrar una fila sin dejar rastro.
- Y tiene un riesgo legal serio.
En 2025 la AEPD multó con 16.000 € a una farmacia (9.600 € tras las reducciones por pagar voluntariamente) por, entre otras cosas, guardar en un Excel propio los datos de sus clientes con su medicación, en el escritorio de los ordenadores del mostrador y con una única contraseña compartida (resolución PS-00187-2025).
No digo que un Excel sea ilegal. Digo que uno sin control de acceso, con datos de salud y a la vista del mostrador, es exactamente lo que la Agencia sanciona.
El programa de gestión
Muchos programas de gestión de farmacia tienen algún apartado de encargos. Si el tuyo lo tiene, vale la pena probarlo antes que nada, porque ya lo pagas y ya está dentro del flujo del pedido. Hazle estas preguntas:
- ¿Lo ve todo el equipo desde cualquier puesto?
- ¿Puedo apuntar dónde lo guardo cuando llega?
- ¿Me avisa de lo que lleva días sin recoger?
- ¿Puedo avisar al cliente desde ahí, o tengo que llamar?
- ¿Lleva también las recetas pendientes y lo que el paciente ha pagado?
Si contestas que sí a casi todo, no necesitas nada más. Si solo sirve para meter el producto en el pedido, te faltará el seguimiento, que es donde se pierden los encargos.
Una app específica
Lo bueno: está hecha para esto. Cada encargo tiene su estado y su color, sale lo que hay que pedir hoy, apuntas dónde se guarda, avisa sola de lo que lleva días parado y abre el WhatsApp con el mensaje ya escrito. La ve todo el equipo desde el ordenador, la tableta o el móvil, y queda apuntado quién hizo cada cosa.
Lo malo, contado con honestidad:
- Cuesta dinero cada mes. Tiene que recuperar más de lo que cuesta.
- Es un sitio más donde apuntar. Si no está integrada con tu programa de gestión, el producto se mete en el pedido por un lado y el encargo se sigue por otro.
- Hay que firmar un contrato de encargado del tratamiento con el proveedor y saber dónde guarda los datos.
Las cuatro opciones, de un vistazo
| Libreta | Excel | Programa de gestión | App específica | |
|---|---|---|---|---|
| Coste | Ninguno | Ninguno | Ya incluido | Cuota mensual |
| Lo ve todo el equipo | No | A medias | Depende | Sí |
| Avisa de lo que está parado | No | No | Depende | Sí |
| Aviso al cliente | Llamada | Llamada | Depende | WhatsApp escrito |
| Historial y búsqueda | No | Sí | Sí | Sí |
| Quién hizo qué | No | No | A veces | Sí |
| Riesgo en protección de datos | Alto | Alto | Bajo | Bajo, con contrato |
Cómo elegir
Mi regla, después de verlo en el mostrador:
- Pocos encargos al día, equipo pequeño y sin recetas pendientes: una libreta bien diseñada y bien guardada puede bastar. Usa una con columnas fijas, como esta plantilla.
- Tu programa de gestión contesta que sí a las preguntas de arriba: úsalo y no pagues por otra cosa.
- Varios turnos, muchos encargos o recetas pendientes frecuentes: ahí una libreta o un Excel se quedan cortos, y una app específica se paga sola si recupera lo que hoy se escapa. Para saber cuánto es, prueba la calculadora.
Cómo hacer el cambio sin perder nada
Cambiar de sistema es el momento más delicado, porque durante unos días conviven el viejo y el nuevo. Lo que mejor funciona:
- Pasa todo lo abierto de una vez, en una sesión con el equipo, mejor que poco a poco. Los encargos ya entregados no hace falta pasarlos.
- Empieza un lunes, no en plena campaña de gripe ni a final de mes.
- Una persona responsable durante las dos primeras semanas: alguien que revise cada día que todo lo nuevo se apunta en el sitio nuevo.
- La libreta vieja, guardada pero cerrada. Se consulta si hace falta, pero no se escribe más en ella.
- Revisa a los siete días qué se está quedando fuera y por qué. Casi siempre es un caso que nadie había previsto, como los encargos por teléfono o los del turno de tarde.
Elijas lo que elijas, cuatro reglas
- Un solo sitio para todos los encargos. Nada de pósits.
- El estado de cada encargo, siempre a la vista.
- Al recibirlo, apuntar dónde se ha guardado.
- Diez minutos cada lunes para revisar lo que lleva días parado.