Ninguna farmacia apunta los encargos que olvida. Por eso es tan fácil pensar que no pasa. Pero pasa, y tiene un precio que se puede calcular con cuatro números de tu propia libreta.
Aviso de entrada: no he encontrado ningún estudio publicado en España que mida cuántos encargos se pierden en una farmacia. Las cifras de este artículo son supuestos razonables, los mismos que usa la calculadora de miBoticario. Lo importante no es que aciertes al céntimo, sino que pongas un orden de magnitud a algo que hoy no estás midiendo.
Las tres formas de perder dinero con un encargo
1. El encargo que no se pide
Se apunta, pero nadie lo pide al proveedor. Quien lo apuntó salió de turno, el pósit se cayó o la línea quedó entre otras diez. El cliente vuelve, no hay nada, y lo compra en otro sitio. Pierdes el margen de esa venta.
2. El encargo que nadie recoge
Llega, se guarda y no se avisa a tiempo, o se avisa y el cliente no viene. Si no se puede devolver al proveedor, se queda como stock parado o acaba en merma. Aquí no pierdes el margen: pierdes lo que te costó.
3. El cliente que se va
Es la pérdida más cara y la única que no se puede calcular. Un cliente crónico al que le fallas un encargo no siempre se queja: simplemente empieza a ir a otra farmacia. Con él se van años de dispensaciones y de compras.
Las cuentas de una farmacia media
Tomemos una farmacia que hace 8 encargos al día. Con 25 días de apertura al mes, son unos 200 encargos al mes. Supongamos un importe medio de 30 € por encargo, a precio de venta, y un margen de en torno a un tercio, es decir, unos 10 € por encargo.
| Qué se pierde | Supuesto | Al mes |
|---|---|---|
| Encargos que no se piden (margen perdido) | 1–1,5% de 200 = 2–3 encargos × 10 € | 20–30 € |
| Encargos sin recoger que no se pueden devolver (coste) | 0,5–1% de 200 = 1–2 encargos × 10–15 € | 10–30 € |
| Total en encargos | 30–60 € al mes |
Dicho así parece poco: entre 360 y 720 € al año. Pero fíjate en lo que no está en la tabla. No está el cliente que se fue, que es lo que más cuesta. Y no está el tiempo.
El tiempo también cuesta dinero
Cada encargo lleva trabajo que no se ve: llamar al cliente, volver a llamar porque no lo cogió, buscar dónde se guardó, atender el «¿ha llegado lo mío?». Calculando unos 2,5 minutos por encargo, 200 encargos al mes son más de 8 horas de mostrador.
A coste de convenio, una hora de técnico en farmacia le cuesta a la farmacia unos 15,6 €, contando la Seguridad Social. Esas 8 horas son unos 130 € al mes. No es dinero que salga de la caja, porque el sueldo se paga igual, pero es tiempo que no estás dedicando al consejo, a la venta cruzada o a los servicios.
Una hora ahorrada no es un euro ahorrado. Solo se convierte en dinero si te evita horas extra, un refuerzo en campaña o si ese tiempo se dedica a vender. Por eso la dejo aparte del cálculo principal.
Haz tus cuentas en diez minutos
No hace falta un estudio. Con tu libreta o tu programa de gestión basta:
- Cuenta los encargos de una semana normal y multiplica por cuatro. Ese es tu volumen al mes.
- Calcula el importe medio. Suma lo que valen diez encargos al azar y divide entre diez.
- Repasa el último mes y cuenta cuántos encargos no se pidieron, cuántos se anularon porque el cliente ya lo había comprado fuera y cuántos siguen sin recoger.
- Multiplica: los no pedidos por tu margen medio, y los que no se pueden devolver por su coste.
Si en el paso 3 no puedes contestar, ese es el primer hallazgo: no sabes qué pasa con tus encargos. Y lo que no se mide, no se puede mejorar.
Y si además tienes recetas pendientes
En la mayoría de farmacias, los encargos no son la partida más grande. Lo son las recetas pendientes: la medicación que se entrega antes de que se pueda dispensar la receta. Ahí el dinero ya ha salido de la farmacia.
Con los mismos supuestos de la calculadora, una farmacia con 4 recetas pendientes al día (unos 100 al mes), un importe medio de 25 € y entre un 5% y un 7,5% que no se llegan a recuperar, deja de cobrar entre 125 y 190 € al mes. Es más del doble que los encargos.
Entregar medicación antes de tener la receta tiene además un problema legal que conviene conocer. Lo explico en Recetas pendientes: cómo no perder lo que ya has entregado.
Qué hacer con la cifra
Cuando tengas tu número, tienes tres palancas, por este orden:
- Un solo sitio para todos los encargos, con su estado a la vista: por pedir, pedido, recibido o entregado. Nada en pósits ni de memoria.
- Aviso el mismo día que llega. Cuanto antes se avisa, más se recoge. Si tardas tres días en avisar, el cliente ya ha ido a otro sitio.
- Revisión semanal de lo que lleva días parado. Diez minutos cada lunes para ver qué está sin pedir y qué está sin recoger. En este artículo tienes un protocolo para los 7, 15 y 30 días.
Puedes hacerlo con una libreta bien llevada, con una hoja de cálculo o con una app. Lo que no funciona es no hacerlo.
Supuestos: 25 días de apertura al mes; margen de un tercio del precio de venta; coste de una hora de técnico en farmacia de 15,6 € según las tablas salariales de 2026 del XXV Convenio estatal de oficinas de farmacia (BOE-A-2026-4220), con un 32% de Seguridad Social y 1.785 horas al año. Son hipótesis: mídelas en tu farmacia.